pomodoX: Intelligente Unternehmensdokumentation

Das Erfassen und Teilen von Handbüchern, Dokumentationen und festgeschriebene Organisationsanweisungen stellt eine wachsende Herausforderung für Unternehmen jeder Größe dar, die durch den steigenden Bedarf an Zertifizierungen und deren Überprüfung weiter an Bedeutung gewinnt.

Getrieben von kurzen Produkt- und Prozesslebenszyklen, flexiblen Organisationsformen in den Unternehmen sowie weitreichenden, meist ortsunabhängigen Arbeitsteilungen über Standorte hinweg, gilt es für Unternehmen, neue Ansätze für eine zielgerichtete Dokumentation und Kommunikation gegenüber Mitarbeitern und Kunden bereitzustellen.

Hierbei stehen Unternehmen vor allem vor dem Problem, einmal erstellte Handbücher und Dokumentationen auf einem aktuellen Stand zu halten und Individualisierungen einzelner Dokumente für Niederlassungen, Abteilungen, spezielle Produkte etc. in einer handhabbaren Form zu speichern. Bisher in den Unternehmen eingesetzte Software stößt hierbei an ihre Grenzen: So ist die bisher gängige Praxis der Informationsverbreitung zentral erstellter Dokumente und der Verteilung von Kopien dieser Einzeldokumente, die Dokumentation in Wikis, Weblogs oder anderen Tools nicht mehr tragfähig, da »One Size Fits All« nicht mehr zu den flexiblen Anforderungen der Unternehmen passt.

Das Fraunhofer ISST hat deshalb eine moderne Webanwendung geschaffen, die eine dezentrale Individualisierung unterschiedlichster Dokumentvarianten ermöglicht, ohne die Vorteile des zentralen Managements aufzugeben. Änderungen an Dokumenten werden automatisch an die Beteiligten propagiert und sind jederzeit revisionssicher und einsehbar. Durch die Beschränkung der Informationen auf für sie relevante Bereiche wird den Lesern die Nutzung der Dokumente erleichtert und die Produktivität bei der Suche nach relevanten Informationen gesteigert.

Die wichtigsten Vorteile unserer Lösung auf einen Blick:

  • Individuelle Anweisungen statt »One Size Fits All«
  • Zugeschnitten auf einzelne Organisationseinheiten, Standorte, Kontexte
  • rollen-, prozess- und situationsspezifische Ansichten
  • Transparente Definition in zentralem Pool
  • Nachverfolgung von Änderungen und lokalen Anpassungen
  • Online-Verteilung
  • Online-Collaboration durch Teilen einzelner Bereiche
  • Einbettung in bestehende Portale

Wir entwickeln unsere Lösungen stets weiter, passen sie immer wieder auf die spezifischen Rahmenbedingungen unserer Kunden an oder integrieren sie in bestehende Portale. Die Anwendbarkeit reicht vom kleinen Betrieb der regulierten Industrie bis zum Großunternehmen mit über 20.000 Mitarbeitern an über 80 Standorten, für die jeweils unterschiedliche Vorgaben gelten. So wird unsere Software innerhalb der Fraunhofer-Gesellschaft z.B. für die Individualisierung und Verteilung von Informationssicherheitsvorgaben eingesetzt. Hierbei werden die Mindestvoraussetzungen für eine Zertifizierung nach ISO 27001 zentral vorgegeben, konkrete Vorgehensweisen und Maßnahmen jedoch in den einzelnen Instituten individualisiert und detailliert.

Projektinformation pomodoX

Intelligente Dokumentation für Unternehmen